Klokkenluidersregeling

Dit document omschrijft de procedure voor de melding van integriteitsinbreuken binnen vzw Zorggroep Zusters van Berlaar en is een onderdeel van het integriteitsbeleid waarmee de organisatie een open en integere bedrijfscultuur nastreeft.

De procedure geldt als intern meldkanaal zoals bedoeld in de Richtlijn (EU) 2019/1397 van 23 oktober 2019 ter bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden (Klokkenluidersrichtlijn).

De Richtlijn en de Belgische wetgeving schrijven voor dat een melder (de klokkenluider) in een werkgerelateerde context op een veilige, vertrouwelijke en zelfs anonieme wijze een melding moet kunnen maken zonder vrees voor represailles.

De organisatie voorziet dit intern meldkanaal en behandelt dergelijke meldingen op ernstige en integere wijze binnen de voorgeschreven termijn. Deze procedure voor de interne melding en opvolging ervan, is opgezet na overleg en in samenspraak met de sociale partners.

Wie kan melden?

Een “melder” is elkeen die bij vzw Zorggroep Zusters van Berlaar werkzaam is of is geweest of werkzaamheden heeft verricht in welke hoedanigheid dan ook: werknemer, zelfstandige, interim of consultant, bestuurder, leidinggevende, maar ook vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs en eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers van vzw Zorggroep Zusters van Berlaar.

Melders wier werkrelatie nog moet aanvangen, ingeval informatie over inbreuken is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen, kunnen ook beroep doen op deze meldprocedure.

Elke melder moet te goeder trouw optreden. Opzettelijk valse informatie melden of openbaar maken wordt op grond van het strafwetboek bestraft.

Wat kan je melden?

Alle informatie over feitelijke of mogelijke inbreuken die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen de organisatie waarvan de melder kennis heeft binnen de werkgerelateerde context en die hij wil onthullen. Tot die informatie horen ook redelijke vermoedens.

Deze inbreuken dienen te behoren tot de volgende toepassingsgebieden:

– Overheidsopdrachten
– Financiële diensten, producten en markten, voorkomen van witwassen van geld en financiering van terrorisme
– Productveiligheid en productconformiteit
– Veiligheid van het vervoer
– Milieubescherming
– Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
– Veiligheid van levensmiddelen, dierenvoeding en dierengezondheid en dierenwelzijn
– Volksgezondheid
– Consumentenbescherming
– Bescherming van persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, beveiliging van netwerk en informatiesystemen
– Financiële belangen EU of verstoring interne markt
– Bestrijding van belastingfraude en sociale fraude.

Hoe en waar kan je melden?

Meldingen kunnen zowel schriftelijk als mondeling worden gedaan, in alle vertrouwen en zonder sancties voor de melder. Ook anonieme meldingen worden met ernst opgevolgd. Bij niet-anonieme melding wordt een vertrouwelijke behandeling gewaarborgd.

Waar melden (het intern meldkanaal)

We raden aan eerst dit intern meldkanaal te gebruiken vóór beroep te doen op de mogelijkheden die de overheid voorziet. De meldingen kunnen overgemaakt worden aan het meldkanaal via brief, telefoon, mail of een gesprek:

Mariëlle Vanmontfort
Sollevelden 1
2590 Berlaar
Tel. 03 420 04 30
klokkenluider@zusters-berlaar.be

De meldingen worden zo concreet mogelijk omschreven: wie, wat, waar, wanneer met eventueel bijlagen of ondersteunende informatie.

Meldingen worden steeds vertrouwelijk of anoniem (naar keuze van de melder) behandeld en opgenomen in het vertrouwelijk meldingsregister.

Het intern meldkanaal is tevens de meldingsbeheerder die de melding actief opvolgt. Zij controleert de juistheid van de in de melding gedane beweringen en gaat na of zij de gemelde inbreuk kan aanpakken, onder meer via maatregelen zoals: een intern vooronderzoek, een onderzoek, vervolging, een terugvordering van middelen of het beëindigen van de procedure.

De overheid voorziet ook in een extern meldkanaal, m.n. de federale ombudsman. Ook daar kan je terecht met een melding.

Termijnen voor feedback op je melding

Je ontvangt een bevestiging van je melding binnen 7 dagen na de melding.

De meldingsbeheerder zal de communicatie met jou onderhouden. Zij zal zo nodig bijkomende informatie opvragen maar ook feedback geven. Deze feedback volgt maximum 3 maanden na de ontvangstmelding en kan één keer met nog eens 3 maanden verlengd worden.

Welke bescherming geniet je?

Het meldkanaal en de opvolging van de melding zijn zo georganiseerd dat de veiligheid maximaal wordt gegarandeerd en de vertrouwelijkheid en geheimhouding worden beschermd van de identiteit van de melder, de melding en eventueel genoemde derden.

Als melder geniet je onmiddellijk van een beschermd statuut als klokkenluider tegen mogelijke represailles. Bij anonieme melding zal je bescherming genieten als je wordt geïdentificeerd.

Je wordt daarbij begeleid door de meldingsbeheerder die contact opneemt met HR. Het houdt ook in dat de vzw Zorggroep Zusters van Berlaar moet aantonen dat het handelen of het niet-handelen niet in verband staat met de melding.

De personen die een actieve ondersteuning geven aan de melder tijdens de meldprocedure (vb. een collega of een lid van een werknemersorganisatie) of familieleden van de melder genieten van dezelfde bescherming.

Elke verwerking van de melding gebeurt in overeenstemming met de GDPR. Niet gemachtigde personen hebben geen toegang tot de gegevens.

Het register van elke ontvangen melding beantwoordt aan de geheimhoudingsvereisten en meldingen worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk en evenredig is voor het onderzoek en de remediering van de melding.

Indien je vraagt om een gesprek, kan hiervan, met jouw toestemming, een verslag worden gemaakt dat je kan controleren, corrigeren en tekenen.

Welke verantwoordelijkheid heeft het "intern meldkanaal/meldingsbeheerder"?

Vertrouwen is de kernwaarde. Om dit te verzekeren, is het intern meldkanaal/ meldingsbeheerder gebonden door een bijzondere geheimhouding in het belang van de melder.

Het intern meldkanaal/ meldingsbeheerder zal meldingen kunnen toetsen en volledig vertrouwelijk en maximaal geanonimiseerd, onderzoeken binnen een redelijke termijn. Zij is ook verplicht daarover te communiceren met de melder.

Het intern meldkanaal/ meldingsbeheerder kan evenwel een herbestemming van de melding voorstellen aan de melder zodat de melding het juiste traject kan volgen. De melder is niet verplicht dit voorstel te aanvaarden.

Het intern meldkanaal/ meldingsbeheerder stelt éénmaal per jaar een jaarverslag op over de werking dat ter validatie wordt voorgelegd aan het auditcomité van de vzw. Het directiecomité ontvangt dit jaarverslag ter informatie. Het bestuursorgaan ontvangt jaarlijks een samenvatting van voornoemd jaarverslag via de voorzitter van het auditcomité.